O tym, że liczenie Food Costu jest kluczowe w biznesie gastronomicznym wspominaliśmy już kilkukrotnie. Podaliśmy również kilka prostych metod jak zarządzać Food Costem oraz go zoptymalizować. Nasuwa się jednak pytanie w jaki sposób teoria ta przekłada się na praktykę. Jak istniejąca na rynku restauracja może w prosty sposób zoptymalizować koszty i zwiększyć swoje przychody?

Restauracja poddana analizie

Doskonałym przykładem będzie pizzeria, którą mieliśmy okazję konsultować. Ta restauracja ma spory wolumen sprzedaży. Przygotowuje pizzę na miejscu, jak również w dowozie. Do tej pory ceny były wyznaczane w standardowy dla polskiej gastronomii sposób, czyli metodą “wydaje mi się”.

Jakie były konsekwencje takiego stanu rzeczy oraz z jakimi problemami musiał się mierzyć właściciel restauracji?

1. Brak kontroli – właściciel nie miał wiedzy co rzeczywiście dzieje się w jego biznesie, jaką strukturę mają koszty – działał z dnia na dzień.

2. Niska marża – po analizie opisanej w dalszej części artykułu okazało się, że Food Cost na pizzy wynosi około 30% – dla osób prowadzących inne rodzaje restauracji wynik może nie budzi zdziwienia, ale przy pizzy to spore nadużycie.

3. Brak powtarzalności – okazało się, że każdy pizzaiolo działał nieco inaczej przez co pizza każdego dnia różniła się nieco od siebie.

System Restaurant Advisors

Wszystkie te problemy, choć na pozór różne, mocno związane są z jednym aspektem – Food Costem. System Restaurant Advisors jest narzędziem, które skupia się przede wszystkim właśnie na tym czynniku. Wdrożenie systemu pozwala lepiej zrozumieć strukturę kosztów. Umożliwia analizę każdego elementu od pojedynczego składnika, poprzez przepisy pośrednie oraz przepisy, aż po całe menu. Wszystko to opiera się na bardzo prostym systemie wprowadzania danych na podstawie receptur, z których kucharze korzystają na co dzień oraz składników, które wykorzystują podczas przygotowywania dań.

Schemat wdrożenia

Wróćmy do naszego przykładu pizzeri, która zdecydowała się rozwiązać swoje problemy wykorzystując system Restaurant Advisors. Zarówno w tym, jak i każdym innym przypadku, sam proces wdrożenia systemu jest bardzo prosty i składa się z 3 etapów:

1. Wprowadzenie surowców

Jest to nic innego jak dodanie do systemu wszystkich składników jakie używane są restauracji. Wraz z nazwą składnika i jego ceną możliwe jest dodanie alergenów występujących w składniku. Będą się one automatycznie wyświetlać podczas etapu kreowania przepisów.

2. Zdefiniowanie przepisów pośrednich

Są to przepisy, które zazwyczaj nie stanowią osobnej pozycji w menu, natomiast są składnikiem innych przepisów. W tym przypadku było to ciasto na pizze, które stanowi bazę dla wszystkich pizz znajdujących się w menu.

3. Zdefiniowanie końcowych przepisów

Ostatnim etapem jest wprowadzenie do systemu przepisów dań znajdujących się w menu. Podając liczbę porcji, dla której zdefiniowany jest przepis, następnie dodając każdy ze składników receptury oraz cenę sprzedaży system będzie dysponował wszystkimi niezbędnymi danymi do wykonania obliczeń.

Uwagi odnośnie wdrożenia

Tworzenie receptury, zwłaszcza na początku, może wydawać się przytłaczające. Aby dowiedzieć się więcej o tym w jaki sposób poprawnie definiować receptury, zachęcamy do przeczytania artykułu na naszym blogu – W jaki sposób stworzyć recepturę, aby odzwierciedlała rzeczywistość?

Tyle wystarczy żeby móc przeanalizować foodcost każdej pizzy, ale nie tylko. Na tym etapie właściciel może również wydrukować przepisy przeskalowane dla dowolnej ilości porcji, a także zarządzać menu oraz przeglądać zbiorcze statystyki w panelu głównym aplikacji.

Wstępne wnioski

Tyle również wystarczy aby dojść do pierwszych wartościowych wniosków. W przypadku omawianej pizzerii były to następujące obserwacje.

Konieczność podania gramatury składnika zmusiło właściciela pizzeri do zweryfikowania jego rzeczywistego użycia. Okazało się, że ilość składników nakładana na pizzę jest stanowczo za duża. Dodatkowo zauważono, że pizzerzy między sobą nie mają spójnej gramatury: sera, sosów i dodatków do pizzy. Dzięki ustaleniu gramatur i wydrukowaniu receptur, a także ujednoliceniu pojemników udało się osiągnąć powtarzalność.

Znaczna dysproporcja foodcost doprowadziła do prostego wniosku w stosunku do niektórych pizz – są zbyt tanie. W efekcie ceny zostały podniesione
i mimo sporych obaw właścicieli, nie wpłynęło to na sprzedaż.

Dalsze działania

Wdrożenie systemu oraz pierwsze wnioski pozwoliły na zobaczenie obrazu pizzerii takim jaki jest. Dzięki analizie niewymagającej wykonania żadnych ręcznych obliczeń, właściciel miał możliwość zobaczenia jaki foodcost mają poszczególne pizze. Na tej podstawie mógł w pełni świadomie podjąć decyzję, które z receptur wymagają modyfikacji – obniżenia gramatury składników lub podniesienia ceny pizzy.

Właściwie, narzędzi do tego aby zoptymalizować poszczególne przepisy jest znacznie więcej. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem, w którym omówionych zostało 5 sprawdzonych metod optymalizacji Food Cost.

Wyniki wdrożenia

Jak widać, samo wdrożenie nie sprawiło właścicielowi pizzeri większych trudności. Kluczowym jest jednak jakie tak naprawdę efekty biznesowe udało się osiągnąć?

1. Powtarzalność pizzy – codziennie jest taka sama, a co najważniejsze – gramatura składników na pizzy została ustandaryzowana poprzez wprowadzenie pojemników do nabierania tychże składników.

2. Redukcja Food Cost – Food Cost został zredukowany do poziomu 22%. Przy restauracji, której obrót to około 200 000 zł miesięcznie, miesięcznie uzyskaliśmy 16 000 zł oszczędności dzięki redukcji FC z 30 do 22%. Rocznie daje to ponad 190 000 zł. Suma, wobec której ciężko przejść obojętnie.

3. Usprawnienie procesów – każdy nowy pracownik, który jest obecnie zatrudniony ma wydrukowane receptury i zapewniony standard gramaturowy dzięki nim.

4. Kontrola Food Cost –  Właściciel w łatwy sposób kontroluje Food Cost – raz na miesiąc aktualizując ceny w naszej aplikacji

5. Nawyk liczenia – czyli chyba najważniejsza rzecz, dzięki której Właściciel biznesu zyskał kontrolę nad swoim biznesem.

Podsumowanie i wnioski

Ile czasu zajęła diagnoza i wprowadzanie zmian? Przygotowanie receptur i kontrola to kilka godzin pracy. Najtrudniejszy jest moment wprowadzania składników do aplikacji – zajmuje to chwilę, ale później jest już lekko, łatwo i przyjemnie. Po pierwsze przygotowanie receptur jest intuicyjne, a ciasto na pizzę jest bazową recepturą dla większości pozostałych pizz. Należy pamiętać, że taką pracę wykonuje się raz na jakiś czas przy wprowadzaniu nowych receptur, lub przy aktualizacji cen, ale jest ona niezbędna do zyskania kontroli nad najważniejszym kosztem zmiennym w biznesie.